Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych opisanych w punktach 3–5 jest Łukasz Matwiejczyk, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Hexa Intelligence Łukasz Matwiejczyk, ul. Solec 52 m. 1, 00-382 Warszawa, NIP 525-298-18-62, REGON 527040477, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej („my”). We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można pisać na adres [email protected] albo na adres pocztowy: ul. Solec 52 m. 1, 00-382 Warszawa.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie mamy takiego obowiązku. Na każde pytanie odpowiadamy osobiście.

2. Czego dotyczy ta polityka

Polityka opisuje przetwarzanie danych w serwisie opinka.pl oraz w związku z usługą Opinka. Dotyczy:

• właścicieli i pracowników firm korzystających z Opinki (punkt 3),
• osób odwiedzających serwis i kontaktujących się z nami (punkt 4),
• przedsiębiorców, z którymi kontaktujemy się w sprawie naszej oferty (punkt 5),
• klientów firm korzystających z Opinki, którzy dostają SMS z prośbą o ocenę (punkt 6).

3. Klienci Opinki i ich pracownicy

Jakie dane

Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli go podasz), hasło w postaci zaszyfrowanej, nazwa firmy, numer NIP, dane do faktury, historia płatności, dane techniczne logowania (adres IP, czas logowania) oraz informacje o akceptacji dokumentów.

Po podaniu numeru NIP pobieramy nazwę i adres firmy z publicznego wykazu podatników VAT prowadzonego przez Ministra Finansów (tzw. Biała lista), żeby uzupełnić dane do faktury. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, mogą to być Twoje dane osobowe z rejestru publicznego (art. 14 RODO). Numer NIP służy też do sprawdzenia, czy firma nie korzystała już z okresu próbnego.

Cele i podstawy prawne

• Zawarcie i wykonanie umowy: założenie konta, świadczenie usługi, obsługa płatności, pomoc techniczna, wiadomości dotyczące konta i abonamentu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w przypadku osób działających w imieniu firmy, np. pracowników, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w wykonaniu umowy z firmą).
• Obowiązki prawne: wystawianie faktur, przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości).
• Dochodzenie i obrona roszczeń, bezpieczeństwo serwisu, dowód akceptacji regulaminu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Informacje o nowościach i zmianach w Opince wysyłane klientom na adres e-mail konta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Możesz się z nich wypisać w każdej chwili.

Jak długo

Konto, którego adres e-mail nie zostanie potwierdzony w ciągu 7 dni, usuwamy razem z danymi. Pozostałe dane przechowujemy przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata, liczone do końca roku kalendarzowego). Dokumenty księgowe przechowujemy przez 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie założysz konta. Dane do faktury są wymagane przez przepisy podatkowe.

4. Osoby odwiedzające serwis i kontaktujące się z nami

• Odwiedziny serwisu: serwer zapisuje w logach adres IP, datę i godzinę, adres odwiedzanej strony oraz informacje o przeglądarce. Robimy to, aby serwis działał i był bezpieczny (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Logi przechowujemy do 30 dni.
• Korespondencja mailowa i telefoniczna: przetwarzamy dane, które nam przekażesz, aby odpowiedzieć (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Korespondencję przechowujemy do 3 lat, chyba że będzie potrzebna dłużej do obrony roszczeń.

5. Przedsiębiorcy, z którymi kontaktujemy się w sprawie oferty

Kontaktujemy się z firmami usługowymi, aby zaproponować im Opinkę. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, a my zadzwoniliśmy lub napisaliśmy do Ciebie:

• Skąd mamy dane: z publicznie dostępnych źródeł, takich jak wizytówka firmy w Mapach Google, strona internetowa firmy lub CEIDG. Są to: nazwa firmy, adres, służbowy numer telefonu i adres e-mail, a czasem imię i nazwisko właściciela.
• Cel i podstawa: pierwszy kontakt z pytaniem, czy chcesz poznać ofertę, oraz prowadzenie rozmów handlowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w pozyskiwaniu klientów). Ofertę przedstawiamy telefonicznie lub mailem tylko wtedy, gdy się na to zgodzisz. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili.
• Jak długo: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu albo do chwili zgłoszenia sprzeciwu. Po sprzeciwie zachowujemy tylko numer telefonu i nazwę firmy na liście „nie kontaktować się”, żeby więcej nie dzwonić.
• Sprzeciw: wystarczy powiedzieć o tym podczas rozmowy albo napisać na [email protected].

6. Osoby, które dostały SMS z prośbą o ocenę wizyty

Jeśli na Twój numer przyszedł SMS z prośbą o ocenę wizyty, administratorem Twoich danych jest firma, w której była wizyta. My przetwarzamy je wyłącznie w jej imieniu i na jej polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Nazwę firmy znajdziesz w treści SMS-a i na stronie oceny, a pełną informację o przetwarzaniu pod linkiem „Informacja o danych” na stronie oceny.

• Jakie dane: numer telefonu, imię (jeśli firma je wpisała), a także ocena i uwagi, które przekażesz.
• Jak długo: numer telefonu jest zaszyfrowany i usuwany automatycznie po 30 dniach. Ocena i uwagi pozostają dostępne dla firmy bez numeru telefonu, dopóki korzysta ona z Opinki.
• Rezygnacja: na stronie, do której prowadzi link z SMS-a, możesz jednym kliknięciem zrezygnować z kolejnych wiadomości od tej firmy wysyłanych przez Opinkę. W tym celu zachowujemy nieodwracalny skrót (hash) Twojego numeru, z którego nie da się odtworzyć numeru.
• Twoje prawa: najlepiej skontaktuj się bezpośrednio z firmą. Możesz też napisać do nas na [email protected], a my przekażemy Twoje żądanie firmie i pomożemy je zrealizować.

7. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych. Przekazujemy je wyłącznie podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługę, na podstawie umów powierzenia albo jako odrębnym administratorom:

• LINK Mobility Poland sp. z o.o. (SMSAPI): wysyłka SMS-ów,
• PayPro S.A. (Przelewy24): obsługa płatności. PayPro jest odrębnym administratorem danych płatności,
• Anthropic PBC (USA): przygotowanie miesięcznych podsumowań uwag. Przekazujemy wyłącznie oceny i treść uwag, z których wcześniej usuwamy numery telefonów i adresy e-mail. Zgodnie z warunkami komercyjnymi dostawcy dane te nie są wykorzystywane do trenowania modeli,
• biuro rachunkowe: prowadzenie księgowości,
• organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy.

Serwery, na których działa Opinka, są zarządzane przez nas i znajdują się na terenie Polski.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Jedynym odbiorcą spoza EOG jest Anthropic PBC z siedzibą w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework), a dodatkowo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914). Kopię zabezpieczeń można otrzymać, pisząc na [email protected].

9. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych,
• usunięcia danych, gdy nie ma już podstawy do ich przetwarzania,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy (w koncie znajdziesz eksport do pliku),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, a wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego w każdym przypadku,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

10. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec nikogo decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany ani nie profilujemy w rozumieniu art. 22 RODO. Podsumowania AI dotyczą zbiorczo ocen wizyt w danej firmie i służą wyłącznie jej właścicielowi.

11. Pliki cookie

Używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania serwisu. Zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej nie wymagają one zgody, dlatego nie wyświetlamy baneru. Nie używamy cookie reklamowych, analitycznych ani narzędzi śledzących podmiotów trzecich. Czcionki serwujemy z naszego serwera, a nie z zewnętrznych usług.

• opinka-session: utrzymuje sesję po zalogowaniu i przy wypełnianiu formularzy. Wygasa najpóźniej po 7 dniach bezczynności,
• XSRF-TOKEN: chroni formularze przed atakami CSRF. Wygasa razem z sesją,
• remember_web_…: zapamiętuje zalogowanie na danym urządzeniu. Usuwany po wylogowaniu.

Możesz usunąć lub zablokować pliki cookie w ustawieniach przeglądarki, ale wtedy logowanie nie będzie działać.

12. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowanie połączeń (HTTPS), szyfrowanie numerów telefonów w bazie danych, haszowanie haseł, zabezpieczenia przed wstrzykiwaniem obcych skryptów, ograniczenie liczby prób logowania, ograniczenie dostępu do danych do niezbędnych osób oraz automatyczne usuwanie danych, które nie są już potrzebne. Codzienne kopie zapasowe bazy danych przechowujemy przez 14 dni, po czym są nadpisywane.

13. Zmiany polityki

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy klientów mailem i w panelu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem opinka.pl/polityka-prywatnosci.